Eine Stunde Nachdenken über die Schätzung kostet heute wenig. Derselbe Fehler kostet in sechs Monaten das Projektbudget. Wer eine Aufwandsschätzung prüfen will, bevor ein Softwareprojekt startet, muss dafür kein Entwickler sein. Die meisten Mängel sind am Dokument selbst erkennbar. In 25 Jahren Projektgeschäft haben wir Hunderte Schätzungen gesehen, eigene und fremde. Die Projekte, die später aus dem Ruder gelaufen sind, hatten fast immer eines gemeinsam: Die Fehler standen von Anfang an in der Schätzung. Man hätte sie nur lesen müssen.

Warum eine Schätzung mehr ist als eine Zahl

Wer schätzt, sagt nicht die Zukunft voraus. Er macht Unsicherheit sichtbar. Deshalb lässt sich die Frage „Wie lange dauert das?“ selten sinnvoll beantworten, solange niemand über Bandbreiten und Annahmen spricht. Eine Zahl ohne Kontext wird im Zweifel zur Zusage, und aus der Zusage wird später ein Konflikt zwischen Auftraggeber und Team.

Für die Prüfung heißt das: Nicht die Höhe der Zahl ist das erste Kriterium, sondern wie sie zustande gekommen ist. Wie eine belastbare Schätzung aufgebaut wird, beschreibt der Beitrag Softwareprojekte schätzen. Hier geht es um die andere Seite: um den Moment, in dem eine fertige Schätzung auf dem Tisch liegt und eine Entscheidung ansteht.

Warnsignal 1: Es gibt nur eine einzige Zahl

„Das Projekt kostet 340 Personentage.“ Keine Gliederung, keine Spanne, kein Minimum und kein Maximum. Eine solche Angabe sieht präzise aus und ist es nicht. Wer nur eine Zahl liefert, hat entweder gewürfelt oder die Zahl genannt, die sich alle Beteiligten gewünscht haben.

Eine belastbare Schätzung zeigt, wie die Summe entsteht, und nennt für die einzelnen Positionen einen günstigen, einen realistischen und einen ungünstigen Wert. Das Angebot an den Auftraggeber darf trotzdem eine einzelne Zahl enthalten. Dann muss aber erkennbar sein, wie viel Risiko darin steckt.

Warnsignal 2: Geschätzt wurde nur die Implementierung

Programmieren ist nur ein Teil des Projekts. Projektmanagement, Qualitätssicherung, Dokumentation, Installation und Schulung fehlen in vielen Schätzungen komplett. Diese Positionen machen schnell bis zu 40 Prozent des Gesamtaufwands aus. Fehlen sie, ist das Budget gerissen, bevor die erste Zeile Code entsteht.

Die Prüfung ist einfach: die Positionsliste nach genau diesen Begriffen durchsuchen. Wenn sie nicht auftauchen, sind sie entweder vergessen oder unsichtbar in anderen Positionen versteckt. Beides muss vor der Beauftragung geklärt werden.

Warnsignal 3: Kein einziges Risiko ist benannt

Externe Schnittstellen, eine neue Technologie, ein Altsystem, aus dem Daten übernommen werden, eine komplexe Infrastruktur. Wenn eine Schätzung all das als Routine behandelt, ist sie zu optimistisch. Risiken verschwinden nicht, wenn man sie ignoriert. Sie tauchen später wieder auf, und dann sind sie teurer.

Eine gute Schätzung benennt die Risiken ausdrücklich und zeigt, wie sie sich auf den Aufwand auswirken, etwa über einen Aufschlag auf die betroffenen Positionen. Das macht die Zahl höher, aber ehrlicher. Eine Schnittstelle zu einem Fremdsystem, dessen Dokumentation noch niemand gesehen hat, ist kein Standardfall.

Warnsignal 4: Große Blöcke statt kleiner Aufgaben

„Backend: 400 Stunden“ ist keine Schätzung von jemandem, der weiß, welche Aufgaben dafür nötig sind. Schätzbar sind kleine Einheiten: Login, Passwort vergessen, Auswertung nach Kunden, Datenimport, Schnittstelle zum ERP. Je gröber die Blöcke, desto mehr Unbekanntes steckt darin, und desto weniger lässt sich später nachvollziehen, wo die Abweichung entstanden ist.

Als Faustregel gilt: Wenn eine einzelne Position mehr als einige Tage umfasst, lohnt die Rückfrage, woraus sie besteht. Die Antwort zeigt schnell, ob die Anforderungen verstanden wurden oder ob die Zahl nur einen Platzhalter füllt.

Warnsignal 5: Eine Person hat allein geschätzt

Ohne Rückfragen an den Fachbereich, ohne ein zweites Paar Augen. Dabei sind gerade die Rückfragen der wertvollste Teil einer Schätzung. Sie decken Lücken in den Anforderungen auf, bevor jemand sie baut und Korrekturen aufwendig werden. Eine Schätzung, zu der es keine einzige Rückfrage gab, ist verdächtig. Entweder waren die Anforderungen außergewöhnlich vollständig, oder niemand hat genau hingeschaut.

Wie teuer spät entdeckte Lücken werden, zeigt der Beitrag Ein Feature zwei Monate zu spät. Der Fehler lag dort am Anfang des Projekts, sichtbar wurde er erst kurz vor dem geplanten Termin.

Die Schätzung als frühestes Risikoradar

Auch wir haben früher Posten vergessen und das im Budget gespürt. Deshalb sehen wir Schätzungen heute anders. Sie sind der günstigste Moment im ganzen Projekt, um Fehler zu finden. Zu diesem Zeitpunkt kostet eine Korrektur ein Gespräch und eine geänderte Zeile im Dokument. Drei Monate später kostet dieselbe Korrektur Umbauarbeit, Nachverhandlungen und Vertrauen.

Trotzdem behandeln viele Teams die Schätzung als lästige Pflicht vor dem eigentlichen Projekt. Auftraggeber übernehmen die Zahl oft ungeprüft, weil ihnen die technischen Details fremd sind. Die fünf Warnsignale oben erfordern kein technisches Wissen. Sie lassen sich an jeder Schätzung in wenigen Minuten prüfen:

• Gibt es eine Spanne oder zumindest eine Aussage zum enthaltenen Risiko?
• Sind Projektmanagement, Qualitätssicherung, Dokumentation, Installation und Schulung enthalten?
• Werden konkrete Risiken benannt und bewertet?
• Ist die Arbeit in kleine, nachvollziehbare Aufgaben zerlegt?
• Gab es Rückfragen an den Fachbereich, und hat mehr als eine Person geschätzt?

Unsere eigenen Erfahrungen stecken in einem Schätzsheet, das über Jahre in Projekten für ERGO, Deutsche Post und Deutsche Bahn gewachsen ist. Es enthält Dreipunktschätzung, Risikofaktoren, die häufig vergessenen Posten und eine Checkliste. Es eignet sich für eigene Schätzungen, aber ebenso als Vergleichsmaßstab für eine Schätzung, die ein Dienstleister vorlegt. Das Schätzsheet gibt es als Excel und als Google Sheet zum Download.

Schätzsheet Download

Fazit

Eine Aufwandsschätzung zu prüfen dauert Minuten. Einzelne Zahl, fehlende Nebenpositionen, keine Risiken, zu grobe Blöcke und eine Schätzung ohne Rückfragen sind die fünf Warnsignale, die am häufigsten später zu Budgetüberschreitungen führen. Wer sie vor der Beauftragung anspricht, korrigiert die Planung zu dem Zeitpunkt, an dem das noch fast nichts kostet.