In vielen Unternehmen laufen die wichtigsten Prozesse in einer Software, die dem Unternehmen nicht gehört. Die Mitarbeitenden arbeiten täglich damit, das Geschäft hängt davon ab, und trotzdem trifft jemand anderes die Entscheidung, was morgen damit passiert. Das ist die SaaS-Abhängigkeit: Bei Software as a Service mietet das Unternehmen die Software, die Infrastruktur und den Zugang zu den eigenen Daten.
Das ist kein Argument gegen SaaS an sich. Für Standardprozesse ist Miete oft die richtige Wahl. Zum Risiko wird sie dort, wo das System geschäftskritisch ist und ein Wechsel praktisch ausgeschlossen.
Drei Szenarien, die wirklich vorkommen
Alle drei Fälle haben wir in den letzten Jahren selbst erlebt.
Im ersten Fall wird der Anbieter aufgekauft. Neue Eigentümer verfolgen eine neue Strategie, das Produkt verliert an Priorität. Es gibt neue Geschäftsbedingungen und neue Preise, und für Verhandlungen bleibt kein Spielraum.
Im zweiten Fall streicht der Anbieter eine Funktion, die ein Kunde täglich braucht, weil sie zu wenige andere genutzt haben. Für den Anbieter ist das eine Produktentscheidung. Für das Unternehmen, das sich auf diese Funktion verlassen hat, ist es ein Ausfall im laufenden Betrieb.
Im dritten Fall steigen die Lizenzkosten zum dritten Mal in vier Jahren. Ein Wechsel kommt nicht in Frage, weil Prozesse, Wissen und Daten in diesem System stecken. Die Preiserhöhung ist dann keine Verhandlung, sondern eine Ansage.
Das Muster hinter der SaaS-Abhängigkeit: Mieter statt Eigentümer
Allen drei Fällen liegt dasselbe zugrunde. Das Unternehmen ist Mieter in einem Gebäude, das der Vermieter jederzeit umbauen, verkaufen oder abreißen kann. Die Roadmap des Anbieters richtet sich nach seinen Kunden insgesamt, nicht nach dem Bedarf eines einzelnen. Entscheidungen fallen dort, wo das Unternehmen keinen Einfluss hat, oft tausende Kilometer entfernt.
Wie sich die Mietkosten über Jahre entwickeln und welche Rechnung eine eigene Lösung dagegenhält, zeigt der Beitrag Warum Individualsoftware günstiger sein kann als Standardsoftware. Hier geht es um etwas anderes, nämlich um Kontrolle. Auch eine Lösung, die heute günstig ist, bleibt ein Risiko, wenn das Unternehmen sie nicht steuern kann.
Wie sich das Risiko prüfen lässt
Fünf Fragen machen die Abhängigkeit für ein System greifbar:
- Wie stark hängt das Tagesgeschäft an dem System? Was passiert, wenn es einen Tag ausfällt, eine Woche, einen Monat?
- Lassen sich die Daten vollständig und in einem brauchbaren Format exportieren, ohne den Anbieter einzubinden?
- Wie lange würde ein Wechsel dauern, und was würde er kosten? Wer das nicht beziffern kann, ist wahrscheinlich bereits gebunden.
- Was steht im Vertrag zu Preisanpassungen, Kündigungsfristen und der Einstellung von Funktionen?
- Wie wäre die Lage nach einer Übernahme des Anbieters? Gibt es Alternativen, die dasselbe können?
Fällt die Antwort bei einem geschäftskritischen System schlecht aus, ist das ein Befund, der in die Risikobetrachtung der Geschäftsführung gehört. Wie sich Abhängigkeiten in eine strukturierte Entscheidung einbauen lassen, beschreibt der Beitrag Standard oder Individual.
Was Kontrolle über die eigene Software bedeutet
Mit einer eigenen Lösung ist das Unternehmen Eigentümer. Es entscheidet, was sich ändert, wann und ob überhaupt. Es gibt keine Roadmap, die am eigenen Bedarf vorbeigeht, keine Preiserhöhung ohne Alternative und keine Entscheidung, die anderswo für das Unternehmen getroffen wird.
Eigentum bedeutet allerdings auch Verantwortung. Wer die Software besitzt, muss sie warten und weiterentwickeln, und das verlangt ein Team, nicht eine einzelne Person. Warum ein einzelner Entwickler dafür nicht reicht, steht im Beitrag Wir entwickeln das lieber selbst. Kontrolle heißt nicht, dass alles im eigenen Haus entstehen muss. Entscheidend ist, dass das Unternehmen bestimmt, was gebaut wird, und das Ergebnis besitzt.
Wo sich der Schritt zuerst lohnt
Niemand muss alle Systeme ersetzen. Sinnvoll ist, bei den Systemen anzufangen, in denen der Prozess läuft, der das Unternehmen vom Wettbewerb unterscheidet, und aus denen ein Wechsel am schwersten wäre. Buchhaltung, Lohnabrechnung oder ein klassisches CRM bleiben meist besser in der Miete. Das Kerngeschäft gehört eher in eigene Hand.
Fazit
Nicht vorhandene Kontrolle über geschäftskritische Software ist ein Risiko, das viele Unternehmen erst bemerken, wenn der Anbieter eine Entscheidung trifft. Wer die Abhängigkeit vorher prüft, kann bewusst entscheiden, welche Systeme gemietet bleiben und welche besser im eigenen Besitz liegen.
